Le courrier papier ou électronique reste aujourd’hui l’un des principaux modes de communication entre une collectivité et ses administrés ou partenaires. De lui découle donc les échanges de la vie et des affaires courantes, mais aussi des litiges ou contentieux.

Aussi, bien que fastidieux, son traitement est indispensable, il permet de développer la relation citoyenne, contribue beaucoup à l’image que l’établissement a vis-à-vis de ces clients, partenaires ou administrés mais également à son bon fonctionnement : que ce passera-t-il si des documents importants se perdent, ne sont pas traités à temps ou ne sont pas diffusés à qui de droit ?).

L’organisation du suivi des courriers  soulève les aspects suivants :

- cheminements du courrier au sein de l’organisation et adressage de ceux-ci aux personnes compétentes,
- identification des circuits et étape de validation,
- maîtrise des délais de traitement et des réponses,
- gestion de chrono permettant d’identifier les enregistrements du courrier entrant, mais aussi des réponses apportées.
- outils de recherche et tableaux de bord apportant, aux membres de l’organisation concernés, les réponses aux questions qui leur sont posées, même en l’absence de leurs collaborateurs chargés habituellement de les donner.

Son informatisation est donc utile dans de très nombreux cas.

RTO vous accompagnera dans ce projet, avec ses partenaires, en vous proposant :

Partie étude

- Analyse de votre organisation ainsi que des procédures existantes en matière de gestion et de validation des courriers entrants et sortants,

- Enregistrements de vos objectifs et mise au point du dispositif technique : services de l’organisation, typage et nature de courriers, référentiel de nommage, droits d’accès, responsabilités, autorisations,

- description et formalisation des procédures de travail, contexte d’enregistrement, d’analyse et de recherche

- Définition d’un périmètre d’intervention à couvrir et d’une feuille de route définissant les différentes phases possibles dans le déroulement du projet.

Paramétrage

En fonction des choix retenus nous travaillons, avec l’équipe de projet au paramétrage du logiciel en se basant sur des cas significatifs des préoccupations à traiter et en mettant en scène les différents suivis. Une fois le paramétrage validé, nous élaborons un ou des guides de procédures par thème.

Formation des personnels

Des formations à l’utilisation de l’outil sont alors proposées aux utilisateurs en fonction des profils. Celles-ci se font dans le strict cadre de leurs procédures de travail définies. Il s’agit alors de rendre autonomes les utilisateurs sur la nouvelle application informatique.

Support technique

Un support technique permanent est mis en place pour faire en sorte que vous soyez soutenus en cas de difficulté et que la mise en œuvre du logiciel ne soit pas contrariée.

Accompagnement

Un accompagnement personnalisé  est défini, selon un rythme convenu. Il s’agit de contrôler l’avancement du projet, d’inventorier des difficultés, de proposer des solutions et de motiver les équipes,

Le changement peut être considéré comme acquis lorsque les utilisateurs du logiciel sont en mesure, par eux-mêmes, de remplir convenablement les tâches qui leur sont demandées.