Étude préalable et d'opportunité

De manière plus ou moins approfondie, elle a pour objectif de :

- prendre connaissance du problème à traiter et des objectifs de la structure,
- recueillir les besoins,
- vérifier la pertinence et la viabilité de la demande en termes opérationnels, organisationnels et financiers.

Élaboration d’un cahier des charges dynamique 

Cette prestation a pour objectif de concevoir une application de gestion convenant aux besoins en traitement d'informations du client. Pour se faire, RTO utilise un outil de maquettage conçu pour élaborer une maquette logicielle dynamique, capable de se comporter en véritable application et pouvant être testée sous tous ses aspects puis remaniée jusqu'à complète adéquation.  Celle-ci fait alors office de cahier des charges « vivant ».

Etude d'adéquation et choix de la solution

Il s'agit d'examiner comment le ou les logiciels pressentis :

- répondront aux besoins fonctionnels exprimés, 
- sauront s'adapter aux demandes d'évolution,
- s'inscriront dans le parc matériel, réseau et système existant.

La conduite du changement démarre dès le lancement du projet et dure jusqu'à la mise en production de la solution ; elle va concerner plusieurs sujets :

- la communication continue aux équipes sur bien-fondé du projet, des avancées, des résultats acquis,

- l'évolution de l'organisation du travail tenant compte des processus existants et des processus cibles affectés ou créés par le projet. A ce sujet, nous vous proposerons de rédiger des livrets de procédure pour accompagner les gens dans la démarche. Ceux-ci tiendront lieu  de référentiel interne,

- le plan de formation des différents personnels (par type de profil).

La formation, telle que nous la concevons, consiste tout simplement à rendre opérationnel l'utilisateur à son poste de travail, avec le nouveau logiciel. En d'autres termes, il s'agit de déterminer un plan de formation adapté aux connaissances que le ou les stagiaires doivent acquérir pour travailler correctement. Chaque session de formation est précédée par un rappel des objectifs à atteindre et suivie d'un compte rendu. Une fiche d'évaluation de la formation est remise au stagiaire.

La confiance commence à s’instaurer lorsque les personnels concernés sont en mesure de remplir convenablement les tâches qui leur sont demandées. Dans l’étape intermédiaire de mise au point, il s’agit d’apporter un appui nécessaire pour débrouiller les situations puis d’envisager les solutions adéquates tenant compte à la fois des possibilités offertes par l’application, des procédures à respecter et naturellement des contraintes du métier. RTO est référencé DataDock.

Cette animation consiste à faire en sorte que l’informatisation se mette concrètement en place conformément aux objectifs définis, par une gestion volontariste du changement.

Elle aborde donc :
 

Revue de projet
Consiste à pointer périodiquement l’avancement du projet sous ses différents aspects.

Inventaire des difficultés
Identifie les points de blocage, les carences de formation, les inadéquations du logiciel…

Contrôle budgétaires
Consiste à surveiller le bon respect des budgets.

Proposition de solutions
Chaque problème rencontré fait l’objet de propositions d’actions concrètes soit dans un but correctif, soit pour infléchir ou renforcer certaines dispositions.

Notes d’organisation
Les décisions font l’objet de comptes-rendus de réunions relevant les décisions prises et pouvant donner lieu à la préparation de notes de services.

Motivation des équipes
Il s’agit d’entretenir l’adhésion des individus au projet, notamment par une information continuelle chaque fois que nécessaire.