A quelques rares exceptions (salariés bénéficiant d’une convention de forfait ne comportant aucune référence à un horaire quelconque, cadres autonomes, cadres dirigeants etc.) l’employeur a l’obligation de décompter le temps de travail des salariés.
En principe, les horaires de travail sont collectifs, c’est-à-dire qu’ils s’appliquent à tous les salariés de l’entreprise ou à une partie d’entre eux (un atelier, un service etc). Dans ce cas, l’employeur doit obligatoirement afficher :
- les heures auxquelles commence et finit la journée de travail,
- les temps de repos,
- le cas échéant, la répartition de la durée du travail dans le cadre de cette organisation,
- le nombre de semaines que comporte la période de référence et, pour chacune de ces semaines, l’horaire de travail et la durée du travail.
Si la gestion du temps de travail s'avère l'un des enjeux majeurs d'une politique des ressources humaines, ceux qui ont la charge de l’organiser sont confrontés aux problématiques suivantes :
- répondre aux exigences de services de l'établissement en utilisant au mieux les ressources humaines pour dispenser des prestations de qualité,
- organiser le temps de travail dans le respect de la réglementation, des accords de branche ou même d’entreprise,
- assurer une transparence et une équité, auprès des salariés, qui soit susceptible d’entretenir le meilleur climat social possible.
Cette réalité soulève beaucoup de points qui deviennent impossibles de gérer manuellement :
- respect des bornes légales : durée maximale de travail, durée minimale de repos entre deux jours travaillés, jours consécutifs maximum travaillés, durée hebdomadaire maximale, nombre de prise de travail maximum par jour, durée plage minimale pour une prise, durée maximale des pauses etc.
- gestion des écarts entre prévisionnel et réel, incidences
- calcul des droits acquis : congés, repos compensateurs, RTT
- valorisation des absences en heures
- préparation des états de paie
Nous attendons de l’informatique une deuxième main qui nous aide à résoudre ces problèmes et à :
- faciliter le partage d’information en permettant à chacun d’accéder très facilement à son planning et celui de son service pour le consulter et l’émarger, consulter ses compteurs, mais aussi suivre ses demandes de changement d’horaires ou d’absence
- améliorer la vue sur la couverture des besoins
- assurer une traçabilité des horaires et de chacune des demandes de modification de planning
- accélérer les décomptes : heures, absences, états de paye, contrôle des bornes
- tracer les demandes d’absences etc.
Pourtant, la réalité bien souvent est tout autre :
- l'informatisation ne peut révolutionner un historique d'écarts aux règles sans explications
- les logiciels, forcément contraignants pour l’organisation de travail, doivent s’adapter aux pratiques tout en proposant d’autres façons de travailler
- les nouvelles procédures de travail en termes de consultation des plannings et de ses compteurs, de demande de congés, de validation des horaires doivent être comprises
- des éclaircissements doivent être apportés au personnel pour que celui-ci comprenne les décomptes qu’on lui soumet (temps de travail et d’absences, droits acquis etc.)
Nous constatons dans beaucoup de projets, le besoin d’un accompagnement fort, visant à :
- inventorier et peaufiner les horaires pratiqués
- instaurer des règles de codification cohérentes
- mettre en place les roulements et les tester,
- mettre à plat les règles de valorisation des absences et des acquis en tout genre
- définir, le cas échéant, les thème RH : diplômes, actions internes, formations, astreintes …
- penser aux types de tâches de travail à suivre : réunion, livraisons, D.H.S…
- sortir des décomptes et états de paie pour comparer les résultats et si besoin affiner la règle
- éditer des plannings concrets pour décider des éditions à communiquer
- finaliser des guides de procédures visant à apporter, tant aux administrateurs qu’aux utilisateurs du système, des repères précis de travail et un référentiel
- proposer une répartition des tâches et des responsabilités
- établir un plan de mise en œuvre réaliste, tenant compte de la situation de l’établissement,
- se fixer une feuille de route et un calendrier des opérations
En résumé, mettre les utilisateurs de la solution sur les rails !
Ce que nous pouvons vous apporter
RTO met à votre disposition sa compétence pour vous aider à analyser vos difficultés et vous accompagner dans la mise en œuvre de solutions.
Nous proposons à chacun de nos clients, dans la phase expérimentale, mettre en scène le suivi pour :
- nous assurer de la faisabilité du projet
- mieux préparer le déploiement de la solution.
Nous sommes à vos côtés pour accompagner le changement :
- guide de procédures
- formation
- animation de projet.
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