La gestion des cimetières relève de la responsabilité de l’état. Elle soulève pour les communes, des problématiques lourdes à gérer :

- inventaire des concessions par cimetière : géolocalisation, nature, durée, date d’attribution,

- gestion du titulaire et ayants-droits d’une concession, nombre de places occupées et disponibles,

- identification des concessions non entretenues ou abandonnées, renouvellement ou achat de concessions,

- suivi des opérations funéraires et historique,

- gestion des autorisations diverses délivrées par la commune lors d’opérations diverses : transports de corps avant ou après la mise en bière, l'inhumation, l'exhumation, les réductions de corps ou réunion d'ossements, dépôt provisoire dans un caveau, l'incinération, la crémation, travaux sur caveau etc.

De ces préoccupations découlent  des tâches qui s’avèrent lourdes à gérer pour les opérateurs :

- recherche des concessions impayées ou arrivant à expiration,

- recherche d’un défunt, emplacement géographique, places libres dans une concession etc,

- historiques des opérations funéraires,

- édition de courriers ou recherche des documents réglementaires accompagnant diverses opérations.

RTO vous accompagneront dans ce projet, en vous proposant :

Partie étude

- Etat des lieux de la situation : registre actuel, plan, modèles de documents produits par la commune,

- Enregistrements de vos objectifs et mise au point du dispositif technique : assistance à l‘initialisation des concessions, plan de cimetière

- Description et formalisation des procédures de travail, contexte d’enregistrement, d’analyse et de recherche

- Définition d’un périmètre d’intervention à couvrir et d’une feuille de route définissant les différentes phases possibles dans le déroulement du projet.

- Analyse de la reprise des fichiers, du travail à mener dans la numérisation des documents et éventuellement de la gestion de la localisation géographique (plan, filage, SIG etc).

Paramétrage

En fonction des choix retenus nous travaillons, avec l’équipe de projet au paramétrage du logiciel en se basant sur des cas significatifs des préoccupations à traiter et en mettant en scène les différents suivis.

Nous organisons le travail de reprise de donnée, de filage de plans ou de Système d'information géographique (S.I.G)

Une fois le paramétrage validé, nous élaborons un ou des guides de procédures par thème.

Formation des personnels

Des formations à l’utilisation de l’outil sont alors proposées aux utilisateurs en fonction des profils. Celles-ci se font dans le strict cadre de leurs procédures de travail définies. Il s’agit alors de rendre autonomes les utilisateurs sur la nouvelle application informatique.

Support technique

Un support technique permanent est mis en place pour faire en sorte que vous soyez soutenus en cas de difficulté et que la mise en œuvre du logiciel ne soit pas contrariée.

Accompagnement

Un accompagnement personnalisé  est défini, selon un rythme convenu. Il s’agit de contrôler l’avancement du projet, d’inventorier des difficultés, de proposer des solutions et de motiver les équipes,

Le changement peut être considéré comme acquis lorsque les utilisateurs du logiciel sont en mesure, par eux-mêmes, de remplir convenablement les tâches qui leur sont demandées.