La maintenance des bâtiments contribue aussi bien à la bonne image d’un établissement qu’à la qualité des prestations qu’il propose, surtout lorsque ce dernier accueille du public ; Elle est donc de tout premier ordre et permet aussi d’améliorer leur durée de vie. 

Mais les problématiques à traiter sont nombreuses :

- recenser tous les dysfonctionnements pouvant intervenir dans vos établissements (chauffage, fuites d’eau, toilettes bouchées, portail bloqué),
- gérer correctement les demandes d’intervention,
- suivre facilement les réponses apportées par les agents de service,
- pointer les différents contrats intervenants pour l’entretien et le suivi du patrimoine,
- recueillir les différents relevés de données utiles au suivi des consommations ou contrôles divers (eau, gaz, légionnelle etc),
- gérer ou consulter les planifications des interventions,
- analyser les incidents et les réponses apportées.

Les enjeux visés portent donc sur les points suivants :

- organiser une meilleure communication sur la déclaration des incidents,
- aider les équipes de maintenance à retrouver facilement et rapidement l’information technique utile à la rédaction d’une commande de pièce(s),
- fournir un outil capable de stocker les principaux relevés de données et de surveiller les consommations (eau, électricité, légionnelle etc.).
- mettre à disposition des équipes un référentiel technique pour les rendre plus autonomes en cas de difficulté.

Le suivi à mettre en place passe par un inventaire précis :

A) Des bâtiments et des lieux

Il s’agit d’identifier chaque bâtiment en le décomposant quelquefois par pièce (salle de réunion, bureau administratif, chambre 1, 2, 3 pour des établissements recevant des usagers), mais aussi de situer, si besoin est, l’étage.
L’objectif recherché est de permettre à tout agent de maintenance de trouver facilement l’endroit où il doit se rendre, mais aussi, une fois dans le lieu, de savoir où se situe ce qu’il doit contrôler : compteurs d’eau, de gaz etc.

Dans bien des cas, il est très utile d’associer des plans pour situer les éléments géographiquement.

B) Des matériels

Les matériels suivis doivent être classés par grande famille et sous famille (ex : mobilier/ mobilier bureau) et identifiés sous forme de fiche de données regroupant l’identification du bien sous forme de données et pourquoi pas accompagnés de photographies ou notices diverses PDF, car des références précises sont souvent indispensables pour remplacer une pièce défectueuse ou comprendre le fonctionnement d’un élément.

Les informations portant sur leur acquisition, leur affectation, leur rattachement à un contrat ou relevés seront d’une utilité évidente :
- où se trouve le matériel ?
- est-il suivi sous contrat ?
- est-il sujet à un nombre important de dysfonctionnements ?

C) Contrats et relevés de données

La gestion des contrats est un élément important de la maintenance, car elle permet d’assurer un suivi. Ceux-ci ne portent pas forcément sur la garantie des biens matériels (quels matériels le contrat couvre-t-il en garantie et sur quelle période?), mais peuvent être aussi liés à un service (ex : espaces verts). Il s’agit alors de pointer si les visites prévues sont effectives et de contrôler les dates d’échéance

Les relevés de données permettent de tracer les consommations (types compteurs eau, Edf), ou en lien avec des contrôles réglementaires (légionnelle etc.). Ces éléments sont donc très importants.

D) Suivi des dysfonctionnements

La question est de savoir comment sont gérés les dysfonctionnements de la demande d’intervention, à la prise en compte et la gestion des incidents.

Ces éléments peuvent varier selon les types de structures :

a) Gestion des demandes
Nous pouvons avoir par lieu, un ou plusieurs référents gérant les demandes d’interventions.

b) Réception et gestion des demandes d’intervention.
Nous pouvons avoir, ici aussi, une seule personne chargée de recevoir les demandes et les traiter ; c’est le cas des petits établissements.
Pour les structures plus importantes, nous avons généralement un service déconnecté de celui des agents de maintenance. Ce peut être un service administratif, l’économat, le service comptable etc.
Selon que les structures disposent de biens immobiliers leur appartenant ou pas, cela change la donne.
Dans le premier cas, la structure va ordonnancer la demande d’intervention, soit à un prestataire spécialisé, soit à son service entretien. Il se peut aussi que pour des raisons de travaux imminents les demandes soient mises de côté (inutile d’intervenir si des travaux de rénovation, par exemple, sont lancés dans la foulée).
Dans le deuxième cas, il s’agira d’un simple suivi auprès du tiers mandataire et il suffira de vérifier si l’incident est clos.

Notre constat
Nous constatons dans beaucoup de projets, le besoin d’un accompagnement fort, visant à :

- Décider de la manière dont va être structuré le patrimoine
- Proposer des classifications possibles des matériels (famille/sous familles)
- Qualifier les types de signalement : demandes d’intervention, réclamations
- Inventorier les types d’actions à suivre
- Qualifier les types de contrats et les éventuels relevés de données à suivre
- Décider d’une procédure de déclaration des signalements
- Définir comment seront apportées les réponses
- Finaliser des guides de procédures visant à apporter, tant aux administrateurs qu’aux utilisateurs du système, des repères précis de travail et un référentiel,
- Proposer une répartition des tâches et des responsabilités
- Etablir un plan de mise en œuvre réaliste, tenant compte de la situation de l’établissement,
- Se fixer une feuille de route et un calendrier des opérations

En résumé, mettre les utilisateurs de la solution sur les rails !

Ce que nous pouvons vous apporter

RTO met à votre disposition sa compétence pour vous aider à analyser vos difficultés et vous accompagner dans la mise en œuvre de solutions.

Nous proposons à chacun de nos clients, dans la phase expérimentale, mettre en scène le suivi pour :
- nous assurer de la faisabilité du projet
- mieux préparer le déploiement de la solution.

Nous sommes à vos côtés pour accompagner le changement :

- guide de procédures
- formation
- animation de projet.

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