Les établissements se transforment pour s’adapter à leur environnement social et économique ; la réactivité et la créativité sont devenues des éléments déterminants de différenciation. De ce fait, les niveaux hiérarchiques ont tendance à se réduire pour accélérer les décisions et retrouver plus de souplesse. Les unités jadis centralisées sont divisées en entités autonomes, bien souvent éclatées géographiquement et auxquelles sont confiées les responsabilités de gestion.

Toutefois, cet état de fait, bien que souhaitable, soulève un certain nombre de difficultés. En effet, il s’agit de conserver une cohésion, une culture d’entreprise et un savoir-faire métier qui soit commun à tous les niveaux. Il faut donc rechercher des moyens d’encourager le lien social, l’échange d’informations, le partage des idées, des expériences et connaissances. En clair, continuer de travailler ensemble, même si les unités sont éclatées.

Ces vœux pieux butent sur deux catégories de problématiques à traiter :

Aspects techniques :

Quels outils pourraient nous aider pour :

- contacter facilement un service ou un salarié de l’établissement,
- diffuser professionnellement de l’information aux équipes concernées sans surcharger nos boîtes mails,
- mettre à disposition un référentiel  de procédures et de documents,
- cultiver du lien social et une culture d’entreprise, un sentiment d’appartenance à la même équipe,
-  créer de l’intelligence collective par le partage des expériences individuelles ?

Aspects humains :

Comment devons-nous faire pour que l’organisation de travail actuelle évolue favorablement en conservant ce qui fonctionne bien et en agissant sur ce qui mérite de progresser ?

Qui pourrait nous aider à mener ce changement ?

C’est pour répondre à ces deux questions que nous avons décidé, avec un éditeur partenaire, de proposer un ensemble d’outils et de services.

La mise en place d’un intranet est avant tout un projet humain qui va jouer de manière plus ou moins importante sur l’organisation.

Nous travaillons donc, dans un premier temps, avec la direction générale et les équipes dirigeantes pour fixer des objectifs simples et réalistes. La constitution d’une équipe de projet est très importante, car la mise en place de l’outil va concerner généralement plusieurs services et compétences : direction générale, finances, direction des ressources humaines, communication, services techniques et autres.

En fonction des orientations prises, chaque service devra pouvoir s’y retrouver, mesurer les avancées et faire remonter les difficultés ou améliorations à prévoir pour une bonne marche du projet.

Des animateurs de cet intranet seront également importants pour faire vivre les projets, remonter des besoins nouveaux, témoigner des difficultés rencontrées au plan technique ou même de l’organisation de travail.

Sans se perdre dans les méandres de la réflexion, nous proposons des orientations techniques et des outils qui puissent très rapidement répondre à divers besoins :

Tout d’abord, la mise en place d’un portail collaboratif à votre image à partir duquel vous allez pouvoir dialoguer et travailler. Selon les priorités définies, divers modules peuvent être mis en route :

Un annuaire centralisé : celui-ci permet à la fois de pouvoir vous identifier pour rentrer dans l’intranet, mais aussi de rechercher les coordonnées d’un salarié, d’un service ou d’un tiers autre. Cette fonction peut paraître anodine, mais elle est très utile pour reconnaître les salariés ou savoir qui travaille dans telle ou telle unité.

Un gestionnaire d’actualités : Il s’agit de diffuser des actualités mettant en valeur l'entreprise. Certaines de celles-ci peuvent être diffusées sur une période donnée, auprès d’une catégorie de salariés ou pour l’ensemble des personnes, proposer une inscription à l’événement en question. Les actualités peuvent être un excellent moyen d’annoncer l’arrivée ou le départ d’un salarié. Ce module permet de créer de la cohésion sociale et même d’impliquer les salariés dans la proposition éventuelle d’actualités (qui seront mises en forme par la personne chargée de la communication au sein de l’entreprise).

Référentiel ou bibliothèque : le référentiel permet de rendre disponibles, à chaque salarié, les documents utiles, voire nécessaires, à leur travail : il peut s’agir de documents expliquant une procédure de travail, un relevé de décisions, une note de service, un communiqué etc.
Ce module a pour objectif de maîtriser en permanence les documents et de se prémunir contre les risques d’informations périmées.

Foires aux questions : il s’agit d’apporter un premier degré de réponses aux questions les plus souvent posées. Cette foire aux questions peut être regroupée en centres d’intérêts ouverts à tous ou à certains groupes d’utilisateurs. Ce module doit aussi proposer à l’utilisateur un formulaire contact permettant à celui-ci de poser une question non encore abordée par les thèmes présents.

Idées : la boîte à idées, nous en sommes convaincus, est un véritable levier de la compétitivité de l'entreprise, car la vérité vient la plupart du temps des personnes issues du terrain et connaissant ce qui se passe. Celle-ci vous permet de faire remonter les problèmes d'ordre organisationnels ou techniques et, par là même, de repérer ceux qui ont la capacité à déceler les freins de l'entreprise et à proposer des solutions pour y remédier.

Forum : tout Forum de discussion doit être pensé pour créer de l’intelligence collective et partager des expériences réussies ou prévenir de problèmes récurrents contre lesquels il faut s’armer. Il doit être soigneusement pensé par groupe de compétences ou de sujets pour que chacun puisse s'exprimer dans un cadre utile à la communauté à laquelle il appartient.

Sondages et enquêtes : il s’agit ici de recueillir l’avis des salariés de manière simple (sondages) ou détaillée (enquêtes) sur des thèmes donnés pour  évaluer ce sur quoi nous devons travailler pour aller de l’avant.

Liens utiles : il peut s’agir de liens vers les applications full web internes ou vers des sites externes, permettant à l’utilisateur de travailler à partir de son portail.

Un Intranet utile, c'est un Intranet qui vit. Le lancement d’un intranet nécessite donc :

Partie étude :

- Définition d’objectifs simples et clairs quant à son contenu et aux populations visées. Une feuille de route décrit les principales étapes à suivre dans le temps.

- Un premier plan doit permettre de décrire ce qui doit être fait dans un calendrier déterminé. Il va de soi que ce plan doit faire l’objet d’un premier inventaire des ressources à mobiliser en interne pour d’une part, définir qui va s’occuper de quoi, mais aussi évaluer la charge de travail.

- Premier maquettage de la solution : il s’agit du maquettage de la première étape.

La mise au point d’une première maquette est importante pour se mettre en situation. Cette étape permet de voir les ajustements à prévoir, les droits d’accès, mais également à dérouler les futurs scénarios de mise en route : les contributeurs, les utilisateurs, le besoin en formation de chacun etc.

- Validation de la maquette : la maquette est validée, elle est prête à être mise en production. Des guides utilisateurs par niveau de responsabilité sont préparés : ils expliquent les objectifs et présentent les fonctions disponibles, selon les autorisations d’accès accordées.

Mise en exploitation :

La maquette est en exploitation, elle est disponible. Les premiers accès sont attribués aux utilisateurs.

Les guides sont livrés, les premières journées de formation sont effectuées.

Cette étape peut donner lieu :
- à la diffusion d’une actualité sur le portail intranet,
- une présentation du projet aux futurs utilisateurs, par la direction générale.

Suivi de projet :

Une attention particulière est accordée quant  au suivi du projet :

- le site est-il correctement alimenté et consulté ?
- existe-t-il des difficultés pour les utilisateurs dont nous ne connaîtrions pas l’existence ? quelle est l’opinion des utilisateurs du site etc. ?

RTO organise des revues régulières de projets dans le chapitre de notre site au chapitre animation de projet (cliquer sur le lien").

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