Le planning des temps de présence et d’absence est une chose très importante pour un établissement en terme réglementaire, car il permet de contrôler les bornes en matière d’amplitude et de durée de temps de travail ou de repos et d’accélérer les décomptes etc…

Toutefois, ce seul aspect est loin de satisfaire les besoins des organisations de travail.

En effet, l’optimisation du travail passe par la connaissance du qui fait quoi pour quelle date. De ce fait, il est très important que les secrétaires ou salariés de l’organisation sachent ce que les autres font, ne serait-ce que pour les joindre, pour coordonner les actions ou faciliter les contacts.

C’est la raison pour laquelle les équipes concernées s’équipent d’outils complémentaires tels que :

- les plannings Excel. 

- les calendriers Outlook ou Google

ou bien d'autres outils encore !

Toutefois, malgré l’utilisation de ces outils, les problèmes sont loin d’être résolus et un certain nombre de points se posent, en voici quelques exemples : 

- en programmant un rendez-vous sur le planning perso, est-ce que je sais si la personne travaille ce jour-là ou est en congé ?

- est-ce que je sais si le rendez-vous programmé risque de dépasser les horaires prévus et donc de générer des heures supplémentaires,

- comment mettre à jour facilement les plannings de chaque personne en cas de rendez-vous groupé ? 

- me sera-t-il possible de compter, tous plannings confondus, le temps consacré à un type de tâche donné ?

Nous voyons bien ici que la problématique n’est pas simple et nécessite un outil pour gérer tout cela.

Vous disposez d’un planning permettant de compter les horaires de présence et d'absence du personnel salarié de votre établissement.

Mais aussi d’un planning d’activité sur lequel nous voyons le planning en arrière fond. Ainsi nous voyons en posant nos événements (rdv, visites médicales, visite juge etc) les disponibilités.

Nous pouvons facilement programmer des rendez-vous communs autour une même action. Le logiciel va relier l’action aux quatre membres et aux heures indiquées. Il sera même possible de les programmer sur une période donnée, à un rythme défini, en impliquant un ou plusieurs salariés. Selon, les options choisies, il sera même possible d’indiquer des lieux ou des moyens liés à cette action.

Dans tous les cas, nous conservons une vue globale ou d'une vue par salarié. Ce dernier peut directement ouvrir son agenda en cliquant sur prochain rendez-vous pour voir, compléter ou éditer son planning détaillé.

Le planning pourra être édité de manière générale ou de façon pêle-mêle ou même être exporté sous tableur de différentes façons.

Une analyse des temps par événement est possible de manière globale ou détaillée. Ces résultats peuvent utiles à des analyses particulières : temps de réunion, travail théorique, accompagnement de l'usager etc ...

Liaison des activités avec la RH

Lorsque l’établissement désire mettre en lien les événements avec les informations RH il le peut. Nous voyons par exemple la programmation d’une visite médicale à la médecine du travail.

La gestion des activités peut être en lien avec le suivi des signalements. Au même titre que tout autre événement, les interventions apparaîtront dans le planning.

De l'étude à la mise en oeuvre nous vous accompagnons dans la réussite de votre projet :

- définitions des objectifs et des besoins ( cahier d'analyse)

- paramétrage des réponses fonctionnelles et guide de procédures

- formation et accompagnement dans la mise en oeuvre

- hot-ligne et conduite du changement.