Comprendre les composantes de l'administrative des ventes

1) Généralités

 

L’administration des ventes consiste à suivre un certain nombre d’opérations :

 

A) Enregistrement des commandes

Pour convenablement servir les clients, il faut commencer par enregistrer chronologiquement leurs commandes.

 

Ces commandes peuvent faire suite à :

- une offre de service,
- un appel téléphonique,
- une commande directe.

 

Naturellement, il existe beaucoup de cas où la gestion des commandes ne se pose pas (négoce comptoir, vente d’articles de peu de valeur, ventes au comptant…).

 

Toutefois, lorsque l’activité le requiert et afin d’éviter beaucoup de malentendus, nous vous conseillons d’envoyer des accusés de commande par courrier ou email, en précisant au client la nature du service qu’il achète, les prix, les conditions de règlement, les délais et l’adresse de livraison convenus, l’affaire ou le dossier sur lequel intervient cette commande.

 

Lorsqu’une commande passée avec un partenaire commercial fait l’objet de plusieurs livraisons étalées dans le temps, à la demande du client, il faudra alors gérer :

- les appels de commande client précisant les quantités à livrer à une date donnée,
- les quantités livrées,
- les reliquats de commandes non exécutées.

 

B) Préparation des livraisons

Une fois les commandes enregistrées, le carnet de commande dressera la liste des commandes à servir et donc précisera la charge de travail.

 

La préparation des livraisons pourra se faire en se basant à la fois sur le délai prévu au contrat, les contraintes de production de l’entreprise, l’optimisation des tournées…

 

Pour chaque livraison, un bon de livraison sera remis au client et précisera :

- la nature et la quantité des biens ou services livrés,
- le reliquat éventuel à venir (dans le cas d’une gestion d’appel de commande),
- le destinataire de la livraison et éventuellement le payeur lorsque celui-ci est différent,
- l’affaire ou le dossier sur lequel intervient la livraison…

 

La signature du bon de livraison, par le client livré, attestera de la livraison.

Dans la mesure du possible, le bon de livraison devra préciser à quelle commande se rattache la livraison.

 

C) Lancement de la facturation

Toute livraison d’un bien ou d’un service doit se traduire par l’établissement d’une facture envoyée au client et indiquant :

- la nature et la quantité des biens ou services facturés,
- les conditions de règlement,
- le reliquat éventuel des livraisons à venir et éventuellement le destinataire de la livraison.

 

Il peut arriver dans certains cas que la facture tienne aussi lieu de bon de livraison.

 

D) Contrôles associés

En matière d’administration des ventes, il nous semble important d’effectuer les contrôles suivants :

 

- Un dossier client ou affaire est-il créé pour permettre de suivre, sur un sujet donné, l’ensemble des actes commerciaux s’y rapportant ?
- Existe-t-il un chrono des accusés de commandes clients ?
- L’enregistrement d’une commande est-il précédé d’un contrôle portant sur l’approbation de l’ouverture d’un compte client, les conditions financières du client, les prix, les délais de livraison, moyen et délais de paiement ?
- Existe-t-il un rapprochement entre la commande client et le devis,
- Existe-t-il un carnet de commande indiquant l’ensemble des commandes répertoriées et leur valorisation, les livraisons convenues par contrat, les reliquats de commandes (commandes non livrées) ?
- Les livraisons font-elles toujours l’objet d’un bon de livraison ?
- La facturation est-elle établie dans les meilleurs délais après la livraison du bien ou du service ?
- La facture présente t-elle le formalisme obligatoire minimum issu des obligations réglementaires,
- Existe-t-il une gestion des retours .

Il s'agira ensuite :
- d'identifier le payeur et les informations sur sa solvabilité (pour les commandes importantes),
- de repérer le devis éventuel étant à l’origine de la commande,
- vérifier les tarifs et conditions générales de ventes pratiqués,
- de s"assurer de notre capacité à livrer le service ou les biens de consommation achetés à la date convenue.

 

2) Organisation de l’administration des ventes

 

A) Une organisation à la carte

Il n’y a pas de modèle standardisé d’administration des ventes, car chacun est à même de décider (en dehors des obligations réglementaires) la nature des documents commerciaux (accusés de commande client, bons de livraison, factures…) dont il a besoin.

 

En revanche, il est important que les documents produits répondent aux exigences du cycle d’exploitation de l’établissement, c’est-à-dire qu’ils correspondent aux besoins de l’organisation de travail en terme de :

- procédures de traitement,
- format d’impression,
- procédures de contrôle.

 

 

3) Les dossiers de gestion rentrant en jeu dans le suivi

 

L’informatisation des ventes doit s’appuyer sur la réalité des traitements effectués, mais aussi sur les documents émis.

 

Ce recueil va nous permettre, dans la phase courte d’étude, d’examiner :

 

- le centre d’intérêt drainant toute l’activité commerciale : il peut s’agir de chantiers, d’affaires, de projets autour desquels toute l’organisation commerciale bouge ; les documents commerciaux (devis, accusé de commandes, BL, factures) ou administratifs (courrier d’accompagnement) ne viennent que ponctuer le suivi.

 

- La gestion des tiers : il s’agit généralement de tiers payeurs que nous appelons les clients, mais qui, selon le type d’activité, peuvent être nommés autrement : acquéreur, repreneur, adjudicataire, propriétaire, stagiaires etc.

Nous aurons bien entendu à  :
- les identifier,
- connaître leurs coordonnées (quelquefois les lieux diffèrent entre livraison, facturation, administration)
- leur attribuer des conditions de paiement et RIB,
- relever des exonérations éventuelles de TVA (pour les clients export)

 

- Les prestations et tarifs
Les prestations vendues peuvent être soit hautement répertoriées au sein de catalogues de vente mentionnant, par grand chapitre, les types de prestations vendues ; soit simplement mentionnées dans une liste.

Les tarifs peuvent faire l’objet de toute une politique de vente autour des quantités, ou de tarifs spécifiques relatifs à un marché ou un client.

 

- L’environnement réglementaire : TVA et taxes associées

 

- Les types de documents gérés et leur logique de composition.

 

- Le carnet de commandes reprenant l’ensemble des commandes signées.
 

 

3) Comment évoluer lorsque l’on est dans l’impasse technique ?

Lorsque l’établissement ne peut plus continuer avec les solutions en place et qu’il convient de trouver d’autres issues, il est nécessaire de lancer une étape intermédiaire de maquettage pour d’une part  évaluer le besoin fonctionnel et, d'autre part, savoir comment la nouvelle application répondra précisément aux exigences de gestion.

 

En effet, votre organisation des ventes actuelle, même insatisfaisante s’appuie sur des réalités que vous avez à gérer  :

- Organisation des différentes procédures,
- Calcul et édition des différents documents commerciaux utiles,

 

Utilisant un outil de maquettage capitalisant une solide expérience de gestion, nous pourrons très rapidement vous présenter des scénarios mettant en scène vos préoccupations à partir de jeux de tests significatifs de ce que vous avez à traiter.

 

Cet outil vous permettra de :

- visualiser à l’écran comment seront prises en comptes vos procédures de gestion,
- identifier des éditions de documents et les comparer aux vôtres
- composer des tableaux de bord et éditions de synthèse récapitulatives
- voir se dessiner des solutions que l’on peut prendre le temps de peaufiner et imaginer comment pourra être mise en place la solution.

 

Vous l’avez compris, nous n’avons nul besoin de rechercher de solutions lorsque la maquette est satisfaisante, car celle-ci sera rendue opérationnelle dans les moindres détails de ses possibilités évoquées par l’éditeur de la solution.

 

Nous avançons ainsi, pas à pas et en toute sécurité, en restant dans le concret et sommes à vos côtés pour accompagner le changement :

 

- guides de procédures
- formation
- animation de projet.

 

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