Comprendre la mécanique de la gestion des achats

I) La délicate gestion des achats

Les différentes rencontres que nous avons eues avec un certain nombre d’établissements nous ont permis d'évoquer, avec eux, la difficulté d’informatiser la gestion des achats.

 

Dans le but de vous faire part de notre expérience, nous avons eu l’idée de réaliser un document synthétique qui explore quelques facettes du sujet tout en proposant des approches possibles et concrètes en la matière.

 

Dans l’espoir que ces quelques réflexions puissent vous aider, nous demeurons naturellement à votre disposition, pour tout renseignement utile.

 

 Préoccupations d’un service achats

Les préoccupations d’un service achats sont :

- identifier et qualifier les besoins de l’entreprise en terme d’achat,
- connaître les biens de consommations et les offres services pouvant apporter à l’entreprise une efficacité supplémentaire,
- acheter ce qui est nécessaire au meilleur prix,
- identifier des compétences extérieures susceptibles de faire gagner du temps à l’entreprise,
- faire respecter les conditions d'engagement sur les services rendus,
- choisir les partenaires présentant le meilleur rapport qualité, prix, sécurité.

 

L’organisation du suivi des achats passe donc par :

- l’identification des différentes offres de biens et services proposés par les fournisseurs ainsi que l’enregistrement des différents prix proposés dans le temps,
- la création des actes commerciaux nécessaires à la gestion des achats (commandes, bons de livraison et factures fournisseurs)
- la mise au point d’une procédure de contrôle des prix négociés ainsi que le rapprochement entre les bons de livraisons et factures fournisseurs,
- le contrôle budgétaire.

 

II) Référencement des offres de services et de prix

Le référencement des offres fournisseurs représente une lourde tâche compte tenu du volume d’informations manipulées et des prix négociés. Celui-ci peut être fait, selon le contexte, de plusieurs manières. Nous vous montrons ci-dessous deux exemples d’organisation possibles.

A) Référencement par le catalogue fournisseur

Nous avons l’optique de partir du catalogue fournisseur.

Ce dernier présente pour un fournisseur donné et pour une ligne de produit, les prestations répertoriées à ce sujet et les tarifs correspondants.

 

B) Référencement par la logique de classement par catégories de fournitures

Nous pouvons organiser le référentiel par grande famille de fournitures (ex : Boissons). Dans ce cas, c’est celle-ci qui sert de repère.

Nous pourrons ainsi structurer les référencements en partant de « BOISSONS » pour lesquels nous aurons par exemple un sous-chapitre « Sirops » et nous trouverons les sirops de citron, de fraise, de grenadine, d’orange et de menthe.

Dans ce cas, le référencement pourra être multiple et nous pourrons avoir, pour le type sirop de menthe, plusieurs référencements connus ; il s’agira de tous les référencements fournisseur liés à ce type de produit : code, libellé, prix de base ou prix négocié pour un marché donné, pour des quantités données etc.

Quelle que soit l’approche choisie,  il est fondamental de distinguer la notion de fournitures et de références fournisseur.

 

C) Notion de fournitures

La fourniture représente le bien physique. Qu’elle soit gérée ou non en stock, elle devra être décrite de manière précise. Pour cela, nous vous donnons quelques recommandations :

 

1) Il est fortement conseillé de créer autant de listes de fournitures qu’il existe de procédures de suivi.

2) La codification des fiches peut se faire en alphanumérique, mais nous conseillons une codification en numérique lorsqu’il y a beaucoup de fournitures à gérer. Le code est ici avant tout un code d’appel.

3) Dans le souci d’avoir une valorisation du stock la plus juste possible, il ne faut pas amalgamer, dans une même fiche, des produits ayant des différences de coûts importantes (comme par exemple des boîtes de petits pois "extra fins" et "normal").

 

Nous devrons répertorier sur la fiche fourniture :

- où pouvons-nous nous la procurer (les références des fournisseurs possibles avec leurs codes respectifs) ?
- à quel prix l’acheter ?
- quel est l’historique de ses prix d’achat et, éventuellement, le prix pour un marché donné ?

 

D) Référencement fournisseur

La référence fournisseur est la prestation vendue par le fournisseur et enregistrée comme telle.
Nous trouvons généralement pour une fourniture plusieurs références fournisseurs correspondantes.

Bien que créées lors de l’enregistrement du catalogue fournisseur, il est intéressant d’avoir une vue de l’ensemble des références fournisseurs répertoriées au sein des différents catalogues. Et pour une référence donnée :

 

- à quel fournisseur et quelle fourniture est rattachée cette référence ?
- à quel prix l’acheter ?
- ce prix a-t-il été négocié à l’occasion d’un marché particulier ?
- à quel compte comptable correspond cette référence (pour une comptabilisation éventuelle) ?

 

III) Les documents commerciaux liés aux achats

A) Organisation

L’informatisation des documents intervenant dans le cadre du cycle d’achat peut varier selon les procédures de travail définies et naturellement les exigences de suivis.

Il peut être extrêmement pratique de dissocier les types de commandes, si ce n’est pas les mêmes personnes qui s’en occupent ou alors, si les bons de commande appellent des référentiels d'achats très différents.

En tout cas, plus l’informatisation des actes commerciaux d’achat se rapprochera de la réalité de votre cycle d’exploitation et plus le suivi sera facile.

Quelles que soient leur nature et leur utilité (bon de commande, bon de livraison, facture fournisseur), tous les documents d’achats présentent des ressemblances frappantes sur le contenu des informations manipulées.

Dans l’objectif de gagner du temps et de la fiabilité, il sera très intéressant de pouvoir créer, à partir d’un document « commande », les documents qui en découlent (par exemple les BL etc.)

Mais cette aide à la fabrication doit pouvoir être maîtrisée. En effet, dans le cas simple d’une commande faisant l’objet d’une livraison immédiate, nous aurons intérêt à la dupliquer.

En revanche, lorsque la commande implique des livraisons échelonnées dans le temps (cas d’une commande à l’année permettant de négocier des prix vu la hauteur des engagements), il vaudra mieux procéder à l’inscription d’appels de livraisons permettant, à la ligne de commande, d’indiquer plusieurs livraisons dans le temps.

Les bons de livraisons fournisseurs édités aux échéances prévues seront d’un intérêt certain pour comparer avec les bons de livraisons créés par le fournisseurs. Nos BL internes nous permettront de suivre les écarts et éventuellement de décider de les solder.

Les documents dupliqués gardent tout de même leur autonomie (datation, format d’impression, numérotation…). Les informations dupliquées sont seulement les informations (ou rubriques) communes aux deux documents.

 

Toutefois, si les actes commerciaux d’achat sont semblables, il n’en reste pas moins que chaque type de document garde son sens. Pour cela, il est bon de rappeler quelques règles de base.

Bons de commande

Les bons de commandes permettent de signifier à l’acheteur les engagements  :

- la nature du service commandé,
- le prix des prestations achetées (devant correspondre à ceux du catalogue saisis ou à un prix marché spécifié),
- le délai et l’adresse de livraison (avec une gestion d’appel de commande précisant des livraisons échelonnées),
- le délai et le mode de paiement.

 

Bons de livraison

L’enregistrement des bons de livraison fournisseur permet de vérifier si :

- la nature des biens et services livrés et des prix éventuellement mentionnés correspondent à ceux de la commande,
- les dates de livraison prévues dans la commande sont respectées.
- mesurer les écarts de livraisons.

Une fois la livraison acceptée par le client, la facture des biens ou services livrés peut être attendue.

 

Factures fournisseur

L’enregistrement des factures fournisseur reçues permet à l’acheteur de contrôler si :

- la nature des biens et services facturés correspond à ceux livrés,
- les prix et les échéances de paiements sont respectés,
- les paiements sont effectués en temps et en heure.

 

Pour cela, il est aussi souvent utile de pouvoir :

- stocker l’image de la facture envoyée par le fournisseur au sein du document, car celle-ci devient consultable en réseau par tous les utilisateurs disposant des autorisations d’accès nécessaires,
- visualiser quel(s) règlement(s) vient solder la facture (sans être pour autant en comptabilité).

 

Une fois enregistrées, les factures peuvent faire l’objet d’une comptabilisation automatique si nous disposons d’un numéro comptable en référence sur les fiches fournisseurs et références achetées.

 

IV) Tableaux de bord

A) Organisation

Les tableaux de bord sont nécessaires pour contrôler par nature, valeur et quantité :

 

- les commandes (donc le budget des engagements donnés),
- les livraisons,
- les factures fournisseur.

 

En raison de l’organisation des documents d’achats que nous avons décidée (bons de commandes, bons de livraison, factures), il est indispensable d’organiser les tableaux de bord utiles aux différents suivis qui vous permettent de répondre facilement aux questions auxquelles vous avez à répondre.

Contrôle budgétaire

Nous pouvons organiser par nature de compte un suivi des commandes émises, le visualiser sur l'année, en ayant en colonnes, les résultats affichés mois par mois.

 

Contrôle analytique

Un contrôle analytique peut être effectué en rattachant chaque document émis à un sujet donné. Il suffira pour cela de préciser à quel sujet se rapporte la commande établie puis ensuite, comme dans le tableau de bord ci-dessous, de préciser, avant de lancer l’analyse, cet élément discriminant.

Contrôle détaillé des prestations commandées, reçues ou facturées.

L’analyse détaillée des prestations commandées, reçues ou facturées, peut être faite par statistique.

Nous connaissons alors :
- le détail des prestations commandées, livrées ou facturées,
-  leurs valeurs pécuniaires respectives,
- le détail des documents ayant servi à composer la statistique.

 

 

V) Suivi des fournisseurs

Organisation

L’enregistrement des fournisseurs consiste à répertorier l’ensemble des fournisseurs connus avec lesquels nous travaillons ou pouvons être amenés à travailler.

La fiche du fournisseur peut aller de l’enregistrement sommaire de son nom et de ses coordonnées de facturation à l’ouverture d’un dossier complet du fournisseur sur lequel nous voulons voir apparaître l’historique de la relation.

 

Nous pouvons imaginer avoir sous les yeux

- la fiche descriptive du fournisseur comportant
- nom et coordonnées
- les adresses postales (livraison, facturation) à laquelle nous écrivons (celle-ci peut mentionner un destinataire particulier),
- les contacts utiles (comptable, vendeur, service après vente),
- un historique relatant les événements importants qu'il convient de noter sur le dossier,
- les annexes courriers qui lui ont été adressés,
- l’historique des documents produits, au cours de la relation, par type de documents (commandes, bons de livraisons, factures).

 

VI) Conclusion

Nous pouvons dire que l’informatisation des achats, comme n’importe quel autre suivi, doit se calquer sur les procédures de travail de l’organisation administrative en place pour être efficace.

En effet, les procédures d’achat instaurées, au sein d’un établissement, sont souvent riches d’un savoir-faire particulier qui s’est peaufiné progressivement pour répondre aux exigences de gestion dictées par :

- un environnement externe (il peut s’agir d’un cadre imposé par un gros partenaire client),
- une volonté interne de clarifier ou d’optimiser la procédure, d’en finir avec des incidents fréquents avec un fournisseur, des dépassements budgétaires…etc.

 

Aussi, dans chaque cas, le cabinet RTO se propose, avant toute informatisation, d’analyser vos contraintes et d’étudier une réponse adaptée à vos attentes, car nous savons que fournir au gestionnaire une solution qui lui convient implique de descendre au niveau de détail le plus fin pour définir :

- le champ d’application à informatiser
- l’organisation du référentiel achat
- la nature des documents d’achats manipulés et leur mise en forme détaillée
- finaliser des guides de procédures visant à apporter, tant aux administrateurs qu’aux utilisateurs du système, des repères précis de travail et un référentiel,
- proposer une répartition des tâches et des responsabilités
- établir un plan de mise en œuvre réaliste, tenant compte de la situation de l’établissement,
- se fixer une feuille de route et un calendrier des opérations
- en résumé, mettre les utilisateurs de la solution sur les rails.

 

Quoique déjà très pertinente, une telle analyse, menée sans une réelle appréhension des scénarios de manipulation, n’aboutit à rien et se noie dans les méandres de la réflexion. C’est la raison pour laquelle, RTO utilise un outil de maquettage pour que la mise au point de ces suivis n’aboutisse pas à une impasse logicielle.

 

Conçu sur une logique modulaire, celui-ci permet, de prendre les sujets un à un, et de permettre une exploitation très rapide des maquettes réalisées. Nous avançons ainsi, pas à pas et en toute sécurité, en restant dans le concret et sommes à vos côtés pour accompagner le changement :

 

- guides de procédures
- formation
- animation de projet.

 

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