Et si nous parlions un peu de l’informatisation de la gestion documentaire ?

1) Qu’est-ce que la gestion documentaire et à quoi sert-elle ?

La gestion documentaire a pour objectif de maîtriser en permanence les documents gérés et de se prémunir contre les risques d’informations périmées. Pour être efficace, celle-ci permet :

- la gestion d’une série de documents divers (texte, pdf, etc …) participant au système qualité,
- leur classement sur un ou plusieurs axes possibles sans duplication,
- leur identification par divers moyens susceptibles de les retrouver facilement : titre, résumé, mots clés,  texte, domaine d’intérêt, auteur…
- de connaître immédiatement leur origine : la référence, la version, l’auteur, le contexte,
- d’être facilement accessibles par les utilisateurs concernés et suivant leurs autorisations d’accès, leur permettre de travailler ensemble (appel à contribution),
- leur administration de la diffusion à la publication.

Comment informatiser sa gestion documentaire?

Il y a naturellement plusieurs solutions, mais toutes sont loin d’être équivalentes.

A) Serveurs partagés

Dans beaucoup d’organisations de travail, les serveurs partagés sont bien souvent les seuls à offrir à l’organisation un partage de l’information.

Le serveur est organisé en sessions accueillant des utilisateurs qui s’y connectent et, en fonction des autorisations qui leur sont attribuées, ceux-ci en peuvent ou non accéder à certains dossiers de l’explorer Windows ou stocker, lire ou modifier des documents.

Ce système offre un premier partage de ressources, mais trouve vite des limites :

- l’accès distant demande la mise en place d’une connexion de type « Bureau à distance ». Dans le cas où l'utilisateur référencé ne se trouve pas sur son poste de travail, il ne pourra pas se connecter (sauf, s’il se souvient de tous les paramètres de connexion, ce qui est loin d’être évident).

- Un document partagé ne pourra être stocké que dans un seul dossier ; il n’y aura donc qu’un seul axe de classement. Ce système est loin d’être satisfaisant, car nous trouvons assez fréquemment des documents pouvant être rattachés à plusieurs domaines d’intérêt : un plan de formation peut être rattaché à la fois à la formation et au suivi, par exemple des stagiaires, si celui-ci les concerne.

- Le suivi des versions est assez important dans le cadre du système qualité. Or, si nous avons trois versions d’une procédure, avec par exemple une ancienne, une valide et une en cours d’écriture, il faudra que les utilisateurs non concernés par la composition de ce document n’en voient qu’une active. Il sera également utile de voir l’historicité des versions.

- La collaboration est essentielle dans le partage d’information. Alors, comment travailler sur une nouvelle procédure sans que les autres utilisateurs ne la voient ou, comment inviter quelques-uns d'entre eux à participer à sa relecture et ainsi apporter la traçabilité de leur contribution ?

- Les métadonnées sont, elles aussi, très importantes pour qualifier un document à rechercher. En clair, il n’y a pas que son nom qui peut servir de repère, mais aussi, un type de document, une référence, un résumé, des mots clé. Une fois cela effectué, la recherche d’un document deviendra un simple jeu d’enfants.

- L’information des nouveaux documents doit, pour être efficace, être prise en charge par le système. En effet, les utilisateurs doivent être informés automatiquement des documents qui les concernent.

B) GED

Les gestions électroniques de documents classiques ont rendu des services inestimables à leurs détenteurs lorsque les applications métiers ou de gestion administrative n’étaient pas capables de gérer des documents.

Très proches du classement manuel et unique, le logiciel, associé au dispositif d’acquisition des documents, propose de scanner les différentes pièces à enregistrer, mais aussi éventuellement, grâce aux techniques « OCR », de changer le document numérisé en texte et ainsi avoir plus de possibilité de recherche.

Le logiciel peut aussi naturellement scanner des fichiers magnétiques et conserver leur lien avec l’application.

Les documents réceptionnés dans un dossier d’accueil vont alors pouvoir être reclassés dans les dossiers de destination et recherchés par des moteurs de recherches en se basant sur les index créés lors de la mise au point de la base.

Ce système, bien que rôdé, nous confronte aussi aux problématiques suivantes :

- les documents sont classés dans un seul dossier et peuvent être difficilement rattachables à plusieurs domaines d’intérêt,
- les versions de documents touchant aux procédures importantes sont ici traitées comme n’importe quel autre document
- les documents ne sont qu’une pièce d’un sujet et non le sujet lui-même. Nous voulons dire par là qu’il vaut mieux scanner une facture fournisseur et la mettre dans la comptabilité ou pourquoi pas dans l’application du suivi des achats que dans une GED, car toutes les informations importantes se trouvent dans l’application elle-même et ce sont elles que l’on sera amené à analyser : statistique par prestation facturée, par fournisseur etc. Pourquoi irait-on mettre une notice de chaudière dans une GED générale au lieu de la mettre dans le logiciel de suivi de la maintenance ?

C) Concernant l’informatisation de la gestion documentaire

Notre parti pris a toujours été d’essayer de mettre les procédures au cœur du métier et de laisser, aux applications environnantes, le soin de traiter l’information qui leur est réservée.

Il faut savoir pousser l’information vers les personnes concernées et les informer qu’un nouveau document les concernant est à leur disposition puis il s’agit de les inviter à le consulter. Lorsque cette information intervient dans le cadre d’un contexte nouveau, il est préférable d’annoncer le contexte et de présenter le document. Nous tombons ici dans l’esprit du réseau d’entreprise : informer et présenter les éléments dans un contexte environné pour essayer, autant que faire se peut, de susciter l’adhésion.

En revanche, l’informatisation de cette gestion documentaire va nous amener à :

- structurer les domaines d’intérêt,
- réfléchir à la composition des groupes : il peut y avoir des unités opérationnelles, mais aussi des groupes transversaux, autour d’un domaine d’intérêt, qualité de l’accueil des clients,
- établir des règles de nommage des documents, mais également cibler les métadonnées pouvant être utiles à la recherche ou la compréhension rapide d’un document,
- accompagner les utilisateurs dans la mise en œuvre pour qu’ils constatent, par eux-mêmes, en quoi la logique du système les sert au quotidien.

L’informatisation de la gestion documentaire va donc nous amener au cœur de l’organisation pour vivre ce changement.

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