Réseau social d'entreprise

Publié dans : Intranet

De nos jours, les exigences de flexibilité et de réactivité obligent les établissements à trouver d’autres méthodes de management de l’information.

L’enjeu est non seulement de permettre aux salariés de retrouver rapidement l’information dont ils ont besoin pour agir, mais aussi d’encourager le travail collaboratif en partageant les expériences, les procédures, les recettes internes etc.

En clair, il s’agit de créer de l’intelligence collective et du lien social dans l’entreprise.

 

Pour répondre à ces exigences, le R.S.E propose des outils utiles :

- Annuaire de personnes ou organismes pouvant ou non intervenir dans le portail collaboratif. Des groupes sont alors créés et des droits attribués pour que chacun dispose des éléments qui lui sont utiles.
- Gestion documentaire permettant de maîtriser en permanence les procédures de travail et les documents s’y rattachant afin de se prémunir contre les risques d’informations périmées,
- Gestion de contenu traitant de la vie de l’établissement : actualités sociales, économiques ou juridiques, informations commerciales, revue de presse, arrivées ou départs de salariés etc.
- Forums de discussions disposant d'un espace web dynamique, permettant de faire vivre une communauté de personnes autour de sujets propres à l’organisation de travail et ainsi faciliter l’adhésion du personnel aux projets en cours.
- Gestionnaire d’enquêtes et sondages pour recueillir des avis et des résultats sur des réponses apportées par les personnes interrogées.

Toutefois, l’échec de nombreux réseaux sociaux d’entreprise nous met en face d’une réalité cinglante : aucun outil, aussi génial soit-il, ne résiste à la ruse de celui qui ne veut pas l’utiliser. Ce n’est pas tant la carence de possibilités techniques qui met à mal les projets, mais bien l’absence d’objectifs clairement définis.

Le réseau social d’entreprise doit être un lieu où le travail est réalisé, un outil permettant de partager des connaissances et des savoir-faire au lieu de les garder, une solution amenant aux utilisateurs une plus value au quotidien pour les inviter à changer leurs habitudes de partage de l’information. Bien souvent les emails sont quasiment les seuls outils d’échange.

 

Ce changement de mentalité ne peut se faire sans :

- une volonté politique forte de la direction,
- un accompagnement fort pour conduire le changement voulu.

En effet, celui-ci portera, en fonction des sujets retenus, sur les actions suivantes :

- Conception du portail et charte graphique
- Mise en place de l’annuaire : définir comment celui-ci doit s’alimenter et se présenter, définir les différents groupes
- Gestion documentaire : structuration du classement par domaine, types de documents gérés, règles de nommage, procédure de validation et suivi des versions des documents, politique de diffusion du référentiel
- Actualités : le plan de communication des actualités ; thèmes à servir, fréquences, groupe de diffusion, liaison avec l’agenda, etc
- FAQ : organiser la structuration de la FAQ
- Forum : cibler les types de forum à mettre en place, les thèmes et conversations utiles aux différents groupes de travail, politique de modération des messages diffusés
- Enquêtes et sondages à mettre en place, exploitations des résultats
- Finaliser des guides de procédures visant à apporter, tant aux administrateurs qu’aux utilisateurs du système, des repères précis de travail et un référentiel
- Proposer une répartition des tâches et des responsabilités
- Etablir un plan de mise en œuvre réaliste, tenant compte de la situation de l’établissement
- Se fixer une feuille de route et un calendrier des opérations.

En résumé, mettre les utilisateurs de la solution sur les rails et surtout avancer pas à pas pour s’assurer que l’adhésion est au rendez-vous.

 

Ce que nous pouvons vous apporter

RTO met à votre disposition sa compétence pour vous aider à analyser vos difficultés et vous accompagner dans la mise en œuvre de solutions.

Nous proposons à chacun de nos clients, dans la phase expérimentale, de mettre en scène le suivi pour :

- nous assurer de la faisabilité du projet
- préparer le déploiement de la solution.

 

Nous sommes à vos côtés pour accompagner le changement :

- Guides de procédures
- Formation,
- Animation de projet.

 

Cet article vous a intéressé et vous désirez quelques compléments d'informations sur le sujet ? Rendez-vous sur l'onglet contact de notre site et n'hésitez pas à nous faire part de vos questions ou remarques en précisant le ou les domaines sur lesquels vous désirez des informations; nous répondrons rapidement à votre demande.