RégieCol

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Un logiciel full web pour gérer vos régies d'encaissement.

Informatiser la gestion des régies d'encaissement

Les objectifs

La gestion dématérialisée des régies permet de :

- supprimer les carnets à souches manuels 

- gérer plusieurs services distants en accès multi-utilisateurs et multisites (école de musique, bibliothèque, médiathèque, etc)

- gérer les tickets et autres cartes d’accès ou privatives de paiement

- répertorier tous les moyens d'encaissement (avec le cas échéant des fonctionnalités spécifiques pour certains moyens de paiement comme le suivi des encaissements par carte bancaire, chèque, espèce) et gérer leur étalement éventuel

- transférer les prélèvements bancaires à la trésorerie générale,

 

Les objectifs visés par cette informatisation sont :

- d’acquérir une vision rapide et fiable des différents dossiers et éléments,

- de favoriser le partage d’information pour accroître la réactivité

- d'avoir des états récapitulatifs pour émettre ses titres de recettes

- d’acquérir des états de synthèse de gestion par l’outil d’analyse intégrée

- de stocker les écritures de règlement.

Un accompagnement dans votre informatisation

Phase d'étude

Tout projet informatique induit des changements dans les pratiques et amène les organisations à revisiter leurs procédures de travail ; la gestion des régies d’encaissement n’échappe pas à la règle.  Comme aucune collectivité n’a d’organisation standardisée dans la gestion de ses régies vous propose une phase d'étude très courte.

Identification de l’organisation de travail actuellement en place?

Il s'agit d'identifier la manière dont vous fonctionnez :
-    Découverte des régies d’encaissement dont vous avez la charge
-    procédures de travail en place, les responsables et responsabilités de chacun des utilisateurs
-    outils actuels de suivi : carnets à souches, états de synthèse, facture

Nous noterons sur une matrice Excel l'ensemble des choix et orientations prises.

Cette prestation donne lieu à un compte rendu très précis que vous pourrez examiner. Ce dernier vous fera part des différents points abordés, des options retenues et des décisions d'organisation prises.

Paramétrage

Implémenter votre organisation de travail dans « RégieCol »

- Paramétrage du logiciel

          • tiers

          • régies, familles, produits, tarifs

          • utilisateurs de la solution « Régicol »

          • droits d’accès des utilisateurs de la solution « RégieCol »

- Elaboration d'un guide de procédures

Vous former, selon votre profil, à l'utilisation du logiciel « RégieCol »

- Administrateur :
          • Création des régies, familles, produits, tarifs
          • Création des utilisateurs et gestion des droits d'accès

- Utilisateur :
          • gestion des opérations de saisie d'encaissement, mise en place d'échéanciers éventuels
          • sortie des justificatifs de paiement 
          • gestion des transmissions
          • analyses et supervision

Support technique et animation de projet

La mise en place d'un logiciel de gestion des saisies d'encaissement représente un changement important pour les collectivités. 

Aussi, nous savons que la réussite du projet passe un support technique visant à exploiter au mieux son logiciel et à le débloquer dès que nécessaire en cas de difficultés.

Partisans de la méthode « Agile », nous savons qu'il ne sert à rien de chercher d'énumérer toutes les phases d'un projet avant de se lancer, mais bien de le découper en phases compréhensibles, permettant à chacun de trouver ses marques et d'avancer dans la sérénité.

En complément de chacune des étapes définies ci-dessus, nous proposons, à l'initiative du client, un accompagnement de projet que nous avons décrit à la page suivante et au chapitre "Animation du projet".