Informatiser la gestion des temps de travail

Publié dans : Temps de travail

Planning des temps de travail et d'absences

Les objectifs

La mise en œuvre d’un logiciel de planification des temps de travail répond, de manière, plus ou moins générique, aux objectifs suivants :

 

- Disposer d’un outil de gestion de planning et intuitif permettant de gérer les présences / absences / congés / récupérations / remplacements,

- Établir les plannings de service en respectant les rythmes de travail des différentes catégories de personnel,

- S'assurer du respect de la réglementation,

- Produire et fiabiliser les données transmises ensuite mensuellement à la DRH pour préparer la paie,

- Établir des tableaux de pilotage et des indicateurs.

Nécessité d'une méthodologie d'approche

Toutefois, l’étude et la mise en œuvre d’une solution mérite d’être environnée, car d’une part, aucune organisation de travail n’a les mêmes contraintes et exigences de suivi, et d’autre part, ces dernières disposent, quel que soit le degré d’informatisation, de règles de fonctionnement qui sont leurs sont propres (conventions, accords d’entreprises etc.)

Conscient de ces difficultés, RTO a développé une méthode de conduite de projet que nous vous présentons ci-dessous.

 

Phase de lancement

Tout projet informatique induit des changements dans les pratiques : un nouveau partage des informations et supports de travail.

Nous savons, par expérience que la mise en service d’un logiciel de planning est un sujet complexe et délicat qui amène chaque organisation à revisiter sa réglementation interne et souvent à revisiter ses procédures de travail.

Aussi, conscient de cette réalité, notre travail est d’accompagner les utilisateurs jusqu'à la mise en service complète de l'outil.

Nous proposons donc l'organisation décrite ci-après.  La phase de lancement peut être conjointement menée avec l'installation du logiciel, prise en charge par l'éditeur. Dans certains cas, le client souhaite une étude d'adéquation assez courte lui permettant de valider son choix.

  

  

Mise en place d’un comité de pilotage

Il s’agit de l’instance de décision du projet composée de représentant de la direction générale et des représentants de la structure RTO. Nous devons nous assurer de la bonne marche du projet et lever tout frein technique ou organisationnel pouvant le ralentir inutilement.

 

Nomination de référents projets :

Pour sécuriser le suivi du projet, nous proposons la nomination d'un :

 

- Référent métier :

De préférence, un cadre RH, connaissant bien l’organisation et les différents cas de suivi à traiter de :

- type de contrats de travail,
- différents horaires et roulements,
- règles de valorisation des absences,
- procédures de travail instituées dans le cadre de la préparation des plannings prévisionnels, le pointage du réel et mesure des écarts, la préparation des états de paye, le suivi des compteurs de présences et d’absences,
- analyse des profils utilisateurs : utilisateurs simples, chef de services, administrateurs etc.

Ce référent aura la capacité à valider les procédures et travaillera conjointement avec l’équipe projet à l’organisation des différentes étapes :

- préparation des listes de salariés,
- organisation d’un jeu de tests significatifs des différents cas à traiter,

 

- Référent informatique :

Cette personne sera en charge des problématiques matériels, réseau et système intervenants sur les postes utilisateurs.

L’équipe projet veillera à la cohérence du paramétrage, à la bonne utilisation du logiciel ainsi qu’à l'avancement du projet. Cette mission nécessite une grande disponibilité, particulièrement dans la phase de déploiement.

Phase d'étude

Démarrage

Le départ de l'étude consiste à identifier la manière dont vous fonctionnez (cette analyse sera faite à partir de vrais plannings, significatifs de ce qu’il faut gérer). Nous nous poserons les questions suivantes :

- comment décomptez-vous les temps de travail et d’absence : accords temps de travail et particularités des décomptes ?
- comment sont organisés vos plannings et quelle lecture voulez-vous en avoir : Structure, site, service ? De ces informations dépendra la future organisation de la base de données.
- analyse du degré de mesure de l’activité : nature des tâches effectuées,
- examen des états de synthèse existants et préparatoires à la paie,
- analyse des procédures de travail ; préparation des plannings prévisionnels, rectifications du planning réel, gestion des demandes d’absences et validation etc.

Cette première partie donne lieu à un compte rendu très précis faisant part des différents points abordés et qui vous sera soumis pour validation.

Un recueil des accords temps de travail nous sera remis pour pointage complémentaire et un premier tableau des règles de décompte communiquées.

            

 

       

    

     

Approfondissement 

Cette étape nous permet de rentrer dans le vif du sujet et de nous mettre en situation.

Récupération de la liste du personnel :
Nous récupérerons sur un tableau prévu pour l’occasion, l’ensemble des personnels actifs faisant partie de l’effectif (il peut exister des salariés présents dans la paie et ne travaillant pas dans l’établissement : interprètes ou autres personnes ayant reçu une prime à divers titres). Cette liste sera donc au préalable pointée.

Une première mouture de droits sera déterminée par grande catégorie : administrateur, responsable de service, utilisateur etc.

Etude des différents cas en termes de rythme et de contrats salariés :
Nous partirons sur le traitement des cas répertoriés les différents horaires et roulements par grandes catégories en prenant des cas significatifs de problématiques à traiter. Ceci nous permettra de pouvoir effectuer un pointage précis des résultats en termes de suivi (décomptes de temps,  valorisation des absences, pointage des acquis en termes de congés, récupération etc.) afin de pointer les résultats.

Tous les rythmes seront évoqués, mais également les ETP et les natures de contrat (Temps plein ou partiel, CDD, CDI etc)

Initialisation de la base de données exemple

Une initialisation de la base de données exemple sera effectuée. Celle-ci comprendra :

- paramétrage des structures et services (selon le modèle défini plus haut)
- initialisation des salariés. Seuls les salariés testés auront des contrats renseignés. Pour des raisons de calcul de l’acquis, les autres salariés démarreront leurs contrats à une date déterminée.
- paramétrage des contrats à tester, par type de contrats (nature, ETP, profil d’annualisation ou cycle, employé travaillant ou non les fériés, acquis RTT ou non, etc).
- paramétrage des horaires de présence et d’absences (tests)
- pointage et validation des règles de décompte sur la base de planning concrets.

L’initialisation permettra de rentrer tous les salariés et dans le détail, les contrats salariés faisant partie du jeu de test. Nous ne pouvons en effet présumer de l’ensemble des horaires à affecter à l’ensemble des salariés ni leur date de calage pour le démarrage de leur cycle. Le reste de l’initialisation détaillée sera pris en charge par les équipes.

Les jeux de tests seront initialisés et pointés. Ils s’appuieront sur des données réelles. Des documents de référence seront fournis à cette occasion :

- exemple de planning
- document préparatoire à la paye
- liste des horaires de présence et d'absence, roulements types

 

Paramétrage des jeux de tests et de la réglementation

Nous initialiserons les différents cas pour pointer les résultats :

- projection d’un prévisionnel
- inscription d’un réel
- balance horaire et décompte de temps et d’absences
- acquis congés ou de récupération
- état de paie

Nous comparerons, sur des cas précis, vos résultats et ceux donnés par le nouveau logiciel. Des réajustements seront alors entrepris en cas de différences.

Rédaction des livrets de procédures

Au vu de cette première initialisation, nous proposerons, durant la phase d’étude, la rédaction de deux livrets de procédures :

- un destiné aux administrateurs,
- un destiné aux salariés.

Ceux-ci disposeront :

- d’un tronc commun : enjeux de l’informatisation des plannings, précis sur la réglementation applicable aux temps de travail de l’ établissement,

- de parties spécifiques : utilisation des fonctions du logiciel et procédures réservées aux utilisateurs (fonction de bases portant sur la consultation et la gestion des demandes d'absences ou de modifications horaires) et aux administrateurs (paramétrage des horaires, roulements, contrats et gestion des demandes salariés relatives aux temps de travail ou d'absence, état de paie, ajustements compteurs etc.)

Ces livrets pourront être naturellement amenés à évoluer.

                 

 

   

Etape de validation de l'étude

Présentation des résultats de l'étude

Cette étape se mène généralement en deux séances et aborde :

- Présentation du livret des procédures sous ses différents aspects afin de pointer : partie réglementaire, procédures de travail (élaboration des plannings prévisionnels, modifications horaires, demandes et validation d’absences, saisies du réel, sortie des états de paie, différents tableaux de suivi). 

- Présentation des cas concrets traités par le logiciel et des décomptes qui s’en suivent et pointage des résultats,

- Vérification des attributions de droits générales

 

Organisation des types de formation

En fonction des profils retenus, les types de formations seront organisés. 

Nous prévoyons d’emblée :

- Utilisateurs "planning simple"

- Organisation du planning et administration (cette formation peut, selon les cas, être divisée en deux).

FORMATION – (RTO est exonéré de TVA sur la formation)

En fonction des scénarios de formation définis en étude, nous pouvons trouver :

Transfert des compétences à l’équipe informatique

Il s’agit d’une formation dont le niveau d’implication est à déterminer, car il peut s’agit :

- gestion des droits d’accès,
- modification de l’organisation de la base
- intervention sur les roulements, les horaires, les absences et les activités
- paramétrage des contrats et profils

Selon le cas, les personnes doivent, lorsqu’elles n’ont pas suivies le projet, avoir une familiarisation complète avec le logiciel ainsi qu’être mises au courant des procédures de travail dont nous sommes convenus.

 

Formation niveau administrateur

Les personnes ayant participé à la mise au point du logiciel auront largement toutes les notions requises, puisque le pointage des cas implique des connaissances de base.

En revanche, toute nouvelle personne devant créer des plannings, valider le réel, gérer les demandes d’absences, tirer les états de paie et mettre à jour les compteurs, doit suivre un cursus minimum et le valider.

Ces sessions méritent d’être séparées de quelques jours pour permettre aux professionnels d’élaborer les plannings prévisionnels et, lors de la deuxième séance, de mentionner le réel, tirer les états de paie, procéder aux ajustements éventuels, répondre aux demandes de changement d’horaire de présences et d’absence, vérifier les compteurs etc.

Pour asseoir solidement les notions, rien ne vaut de se mettre au travail, sur ses propres cas. Il y a bien deux niveaux de compréhension à considérer. La transmission de connaissances (compréhension intellectuelle) et la réalisation effective mettant à l’épreuve le stagiaire pour le mettre sur les rails.

Formation utilisateurs

Les utilisateurs ont peu de choses à connaître :

- consulter les plannings,
- faire des demandes changement d’horaires de présences et d’absences,
- consulter leurs compteurs.

 

    

   

Animation de projet

La mise en place d'un logiciel de gestion des temps de travail et d'absence représente un changement important pour les structures.

Partisans de la méthode « Agile », nous savons qu'il ne sert à rien de chercher d'énumérer toutes les phases d'un projet avant de se lancer, mais bien de le découper en phases compréhensibles, permettant à chacun de trouver ses marques et d'avancer dans la sérénité.

En complément de chacune des étapes définies ci-dessus, nous proposons, à l'initiative du client, un accompagnement de projet que nous avons décrit à la page suivante et au chapitre "Animation du projet".

Cet article vous a intéressé et vous désirez quelques compléments d'informations sur le sujet ? Rendez-vous sur l'onglet contact de notre site et n'hésitez pas à nous faire part de vos questions ou remarques en précisant le ou les domaines sur lesquels vous désirez des informations; nous répondrons rapidement à votre demande.